Als werkgever wil je de werkplek zo aantrekkelijk mogelijk maken voor je medewerkers, en dat kan onder andere door het aanbieden van forfaitaire onkostenvergoedingen.

Maar wat zijn deze vergoedingen precies en welke voordelen bieden ze?

In dit artikel leggen we het uit!

Wat is een forfaitaire onkostenvergoeding?

Een forfaitaire onkostenvergoeding is een vast bedrag dat je aan je medewerkers betaalt om hun onkosten te dekken voor het gebruik van persoonlijke items of diensten, zonder dat ze bewijsstukken zoals facturen of kassabonnen hoeven in te dienen.

Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook administratieve rompslomp.

Voordelen voor werkgevers

1. Eenvoudige Administratie: Door een vast bedrag uit te keren, vermijd je de noodzaak om elke maand kosten te vergoeden op basis van bewijsstukken.

2. Belastingvoordelen: Deze vergoedingen zijn vrijgesteld van belastingen en RSZ-bijdragen voor zowel werknemer als werkgever.  

3. Tevreden Medewerkers: Het aanbieden van een onkostenvergoeding toont aan dat je de inzet van je medewerkers waardeert, wat de tevredenheid en loyaliteit kan verhogen.

‍

Voorbeelden van forfaitaire onkostenvergoedingen

Er zijn verschillende soorten forfaitaire vergoedingen beschikbaar, afhankelijk van de omstandigheden van je medewerkers:

‍

Baankosten/Dagvergoeding

- Baanvergoeding: Tot €10 per dag voor medewerkers die minimaal 4 uur onderweg zijn per dag.

- Maaltijdvergoeding: Tot €7 per dag voor medewerkers die hun maaltijd buitenshuis moeten nuttigen omdat ze minimaal 4 uur per dag onderweg zijn.

‍

Thuiswerkvergoeding

- Bureauvergoeding: Tot €154,74 per maand voor kosten zoals verwarming en elektriciteit en het inrichten van je eigen bureau.

- Vergoeding Internet: Tot €20 per maand voor thuisinternet.

- Vergoeding Laptop: Tot €20 per maand voor het gebruik van een persoonlijke laptop.

Autokosten

- Garage: Tot €50 per maand voor het stallen van de auto in een afgesloten garage of parking.

- Parking: Tot €15 per maand voor parkeerkosten.

- Carwash: Tot €15 per maand voor het onderhouden van de auto.

‍

Arbeidskleding en gereedschap

- Aankoop werkkledij: Maximaal €2,08 per dag voor werkkleding aan te kopen.

- Onderhoud werkkledij: Ook €2,08 per dag voor het onderhoud van de werkkledij.

- Arbeidsgereedschap: Tot €1,25 per dag voor het gebruik van persoonlijk gereedschap.

‍

Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen

Medewerkers kunnen ook onkostenvergoeding krijgen voor woon-werkverplaatsingen, met een belastingvrije kilometervergoeding tot €0,4297 voor de auto en €0,35 voor de fiets.

‍

Let op: sancties bij onrechtmatige toekenning

Het is belangrijk om de voorwaarden van forfaitaire onkostenvergoedingen goed te volgen. Bij overschrijding van de maximum bedragen of het niet naleven van de voorwaarden kan de onkostenvergoeding als loon worden gekwalificeerd, met alle belasting- en sociale zekerheidsbijdragen van dien. Dit kan leiden tot een aanzienlijke financiële impact voor jouw bedrijf.

‍

Conclusie

Forfaitaire onkostenvergoedingen zijn een slimme manier om de kosten voor je medewerkers te dekken zonder al te veel administratieve rompslomp. Door gebruik te maken van deze vergoedingen, creëer je een aantrekkelijke werkomgeving en zorg je voor tevreden medewerkers. Zorg er wel voor dat je de regels en voorwaarden goed in de gaten houdt om sancties te voorkomen.  

Voor meer informatie over forfaitaire onkostenvergoedingen en de bijbehorende richtlijnen, kun je de website van de sociale zekerheid bezoeken: Sociale Zekerheid - Forfaitaire Onkostenvergoedingen.

Wil je meer weten over hoe je deze vergoedingen het beste kunt implementeren in jouw organisatie?

Neem contact met ons op!

‍