Forfaitaire onkostenvergoedingen 2025: wat is toegestaan en belastingvrij?

Thuiswerkvergoeding: wat mag je toekennen?

Vanaf maart 2025 bedraagt de maximale forfaitaire thuiswerkvergoeding €157,83 per maand. Bovenop dat bedrag kunnen werkgevers tot €40 extra per maand vergoeden voor gebruik van internet (€20) en randapparatuur (€20). Deze vergoedingen dekken typische kosten zoals energieverbruik, gebruik van meubilair of IT, en zijn belastingvrij zolang aan de voorwaarden wordt voldaan.

Kostenvergoeding bij binnenlandse dienstreizen

In 2025 mag eenwerkgever voor een dienstreis binnen België maximaal €21,22 per dag vergoeden, tot een maandplafond van €339,52. Voor overnachtingen geldt een afzonderlijke vergoeding tot €159,17 per nacht. Dit geldt alleen voor medewerkers die minstens 6 uur op dienstreis zijn én geen andere maaltijdvergoeding ontvangen.

RSZ versus fiscale regels: waar zit het verschil?

Voor RSZ-doeleinden gelden soms andere bedragen en voorwaarden dan voor fiscale vrijstellingen. Zo zijn RSZ-forfaits vaak lager en enkel van toepassing bij mobiele werknemers.Werkgevers moeten ook vermijden dat ze verschillende vergoedingssystemen combineren (bv. forfait én terugbetaling met bewijsstukken).

Wat met vergoedingen voor vrijwilligers?

Voor vrijwilligers ligt de grens in 2025 op €42,31 per dag en €1.692,51 per jaar. Deze bedragen zijn vrijgesteld van belasting én sociale bijdragen, op voorwaarde dat er geen loon of verborgen vergoeding tegenover staat.

Fiche 281.20: verplichte rapportering

Werkgevers zijn verplicht om forfaitaire vergoedingen correct op te nemen in de fiscale fiche281.20. Dit geldt ook als de vergoeding belastingvrij is, op voorwaarde dat ze niet onder de RSZ-vrijstelling valt. Een transparante rapportering vermijdt latere betwistingen tijdens een fiscale controle.

Wat met bedrijfsleiders?

Ook voor bedrijfsleiders gelden regels rond forfaitaire vergoedingen. De fiscus aanvaardt bepaalde dagvergoedingen als onkostenvergoeding, maar eist dat ze in verhouding staan tot de activiteit en vooraf correct worden vastgelegd.

Veelgestelde vragen

• Mag je thuiswerkvergoeding combineren met kilometervergoeding?
->  Nee, dat is niet toegestaan.

• Hoe gebeurt indexering?
-> Via automatische aanpassing aan de spilindex, jaarlijks in maart.

• Moet ik alles registreren?
-> Ja, in de fiche 281.20 tenzij het puur onder RSZ valt.

Besluit

In 2025 bieden forfaitaire onkostenvergoedingen kansen om medewerkers fiscaal voordelig te vergoeden. Toch blijft nauwkeurige toepassing essentieel: check de voorwaarden, vermijd cumulatie, en registreer correct. Onze adviseurs helpen je graag bij het toepassen van deze regels in jouw onderneming. Contacteer ons via www.meesters.be/contact voor een vrijblijvend gesprek.
‍

Wist je ook dat..

Meesters staat ook achter www.ondernemingoprichten.be, het platform waarmee we startende ondernemers op een toegankelijke manier begeleiden bij de opstart van hun zaak. Via deze site vind je alle info, tools en persoonlijke ondersteuning om vlot en correct een onderneming op te richten.

‍

‍