In het kort. Sinds 1 september 2026 bedraagt de forfaitaire kantoorvergoeding voor werknemers maximaal €164,21 per maand. Ze vraagt structureel en regelmatig thuiswerk en mag dezelfde kosten niet dubbel vergoeden. Bijkomende vergoedingen hebben eigen voorwaarden. Zelfstandige bedrijfsleiders vallen niet automatisch onder deze werknemersregeling en moeten hun vergoeding afzonderlijk onderbouwen.
Een thuiswerkafspraak gaat over meer dan het bedrag op de loonbrief. Je moet weten wie welke kosten draagt, welk materiaal al beschikbaar is en hoe vaak iemand thuis werkt. Anders kan een schijnbaar eenvoudige vergoeding toch tot onduidelijkheid leiden.
Welk bedrag geldt in 2026?
De FOD-circulaire 2026/C/84, gepubliceerd op 9 september 2026, verhoogt het maximum vanaf 1 september 2026 naar €164,21 per maand. Dit sluit aan bij de administratieve RSZ-instructies. Het eerdere bedrag van €160,99 hoort bij de periode vanaf 1 maart tot en met 31 augustus 2026.
Het maximum is geen verplichte standaardvergoeding voor iedereen. Een werkgever kan een lager bedrag toekennen. Het bedrag zegt bovendien niets over de vraag of de voorwaarden voor een vrijgestelde terugbetaling vervuld zijn.
Pas bij controles van eerdere maanden het bedrag van die periode toe. Een nieuwe indexering rechtvaardigt niet dat je alle voorafgaande maanden automatisch tegen het nieuwe maximum afrekent.
Wanneer is thuiswerk structureel en regelmatig?
Circulaire 2021/C/20 beschrijft thuiswerk in de private lokalen van de werknemer, tijdens normale werkdagen en werkuren. Het gaat om werk dat ook op de werkvloer van de werkgever kan gebeuren. De regeling beoordeelt structureel en regelmatig thuiswerk op maandbasis, met het equivalent van één werkdag per week.
Een werknemer die bijvoorbeeld iedere week twee halve dagen thuis werkt, kan aan die frequentie voldoen. Een medewerker die alleen af en toe ’s avonds een bericht beantwoordt, voldoet niet daardoor aan de regeling. Leg de werkafspraak en de feitelijke uitvoering vast.
Ook deeltijdse werknemers kunnen onder voorwaarden het volledige forfait ontvangen. Deeltijds werken maakt een proratering niet automatisch verplicht. Bij niet-structureel thuiswerk bekijk je de terugbetaling van werkelijke kosten of een andere behoorlijk onderbouwde aanpak.
Welke kosten dekt de kantoorvergoeding?
De kantoorvergoeding gaat over terugkerende kosten van de thuiswerkplek, zoals verwarming, elektriciteit, klein kantoormateriaal en andere kantooruitgaven. Gebruik ze niet tegelijk als algemene betaling voor iedere denkbare thuiswerkkost.
Voor beroepsgebruik van privé-internet en een privécomputer bestaan afzonderlijke forfaitaire mogelijkheden met eigen voorwaarden. De werknemer moet die middelen zelf financieren en beroepsmatig gebruiken. Voor bepaalde randapparatuur en kantoormeubilair bestaan eveneens specifieke regels rond terugbetaling of terbeschikkingstelling.
Controleer daarom:
- Welk materiaal de werkgever al ter beschikking stelt.
- Welke kosten de werknemer zelf draagt.
- Welke uitgaven al door de kantoorvergoeding gedekt zijn.
- Of bijkomende terugbetaling dezelfde kosten opnieuw vergoedt.
- Welke bewijsstukken en afspraken de gekozen combinatie ondersteunen.
Een laptop van de werkgever gebruiken en tegelijk een vergoeding voor beroepsgebruik van een eigen computer ontvangen is niet vanzelf verantwoord. De werkelijke situatie bepaalt de combinatie.
En zelfstandige bedrijfsleiders?
De automatische werknemersregeling uit circulaire 2021/C/20 geldt niet voor bedrijfsleiders. Je kunt het maximum van €164,21 dus niet zonder verdere onderbouwing als een belastingvrij recht van iedere zelfstandige bestuurder voorstellen.
Een vennootschap kan wel eigen kosten terugbetalen die de bedrijfsleider werkelijk voor haar draagt. Onderbouw het beroepsgebruik, de kosten, de berekening en de afwezigheid van dubbele vergoeding. Bij een concrete forfaitaire aanpak kan een voorafgaande beslissing aangewezen zijn. De Dienst Voorafgaande Beslissingen verwijst daarvoor uitdrukkelijk naar een beoordeling van het dossier.
Ook de sociale behandeling verschilt: de RSZ-regeling voor werknemers is niet die van een zelfstandige bedrijfsleider. Lees onze gids over kostenvergoedingen voor bedrijfsleiders om loon, kosten en privégebruik correct te onderscheiden.
Welke afspraken en administratie heb je nodig?
Leg de thuiswerkfrequentie, het materiaal, de kostenverdeling en de gekozen vergoeding vast. Stem die afspraken af met de toepasselijke arbeidsrechtelijke telewerkregels. Een fiscaal aanvaard bedrag vervangt die werkgeversverplichtingen niet.
Voor werknemers rapporteer je de kostenvergoedingen volgens de regels op fiche 281.10; voor bedrijfsleiders gebruik je fiche 281.20. Laat payroll en boekhouding dezelfde gegevens gebruiken. Bij een andere werkregeling, vervanging van apparatuur of rechtstreeks betaald abonnement moet ook de kostenregeling mee veranderen.
Grensoverschrijdend thuiswerk vraagt een afzonderlijke fiscale en sociale beoordeling. Het Belgische kantoorforfait bepaalt niet in welk land loon belastbaar is of welke sociale zekerheid geldt. Maak die beoordeling vóór een vaste werkafspraak vanuit het buitenland.
Maak je thuiswerkregeling controleerbaar
De kern is een vergoeding die aansluit bij werkelijk thuiswerk en werkelijk gedragen kosten. Controleer daarom tegelijk het juiste periodebedrag, de frequentie en de bestaande tussenkomsten. Een duidelijke regeling geeft werknemers houvast en maakt de jaarlijkse verwerking eenvoudiger.
Verder lezen en bekijken: hoe aftrekbaar gsm, laptop en internet zijn.
Wil je je thuiswerkkosten correct organiseren? Bespreek je regeling. We begeleiden IT-bedrijven en kmo’s, met een aparte beoordeling voor managementvennootschappen.
Stand oktober 2026, onder voorbehoud van wijzigingen.
