Werknemers of bedrijfsleiders die tijdelijk naar het buitenland worden gestuurd voor professionele opdrachten maken vaak bijkomende kosten. Denk bijvoorbeeld aan maaltijden, kleine uitgaven of lokaal vervoer.
‍

Om deze kosten eenvoudig te vergoeden, kunnen werkgevers een forfaitaire dagvergoeding voor buitenlandse dienstreizen toekennen. Onder bepaalde voorwaarden wordt deze vergoeding beschouwd als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Dat betekent dat ze niet belastbaar is voor de werknemer en niet onderworpen is aan sociale zekerheidsbijdragen.

Wat dekt de forfaitaire vergoeding?

De forfaitaire vergoeding voor buitenlandse dienstreizen is bedoeld voor kosten die moeilijk afzonderlijk te bewijzen zijn. Het gaat onder meer om:
‍

• maaltijden zoals lunch en diner
• kleine uitgaven ter plaatse
• lokaal vervoer
• kleine persoonlijke uitgaven zoals drank, fooien of korte telefoongesprekken

Belangrijk is dat deze forfaitaire vergoeding niet bedoeld is voor transportkosten naar het buitenland of hotelkosten. Die kosten kunnen nog steeds afzonderlijk worden terugbetaald op basis van bewijsstukken.

Verschil tussen korte en lange dienstreizen

De regelgeving maakt een onderscheid tussen twee soorten buitenlandse opdrachten.

Korte dienstreizen

Dit zijn buitenlandse opdrachten van maximaal 30 opeenvolgende kalenderdagen. Voor deze reizen kan de forfaitaire vergoeding volgens de eerste categorie van de landenlijst worden toegepast.

Langere buitenlandse verblijven

Wanneer een werknemer langer dan 30 opeenvolgende dagen in het buitenland verblijft, kan een andere categorie van vergoedingen worden toegepast. Deze regeling geldt voor verblijven tot maximaal 24 maanden.

Maximumbedragen volgens landenlijst

De Belgische fiscus aanvaardt dat werkgevers zich baseren op de landenlijst van de FOD Buitenlandse Zaken om het bedrag van de dagvergoeding te bepalen. Deze lijst bevat per land een maximaal forfaitair bedrag dat belastingvrij kan worden toegekend.
‍

Het gaat steeds om maximumbedragen. Werkgevers mogen dus ook een lager bedrag toepassen indien zij dat wensen.
‍

Voor korte buitenlandse dienstreizen gelden bijvoorbeeld de volgende dagvergoedingen voor enkele buurlanden:
‍

Nederland — ongeveer 103 euro
Frankrijk — ongeveer 95 euro
Duitsland — ongeveer 93 euro
Luxemburg — ongeveer 98 euro
‍

De volledige lijst is terug te vinden via deze link.
‍

Wanneer een werkgever de landenlijst niet gebruikt, aanvaardt de fiscus ook een algemene forfaitaire vergoeding van 37,18 euro per dag, al ligt dit bedrag doorgaans lager dan de landenspecifieke vergoedingen.

Administratieve versoepelingen sinds 2025

Sinds 1 januari 2025 heeft de fiscus enkele praktische vereenvoudigingen ingevoerd voor de toepassing van deze vergoedingen.

Geen minimumduur meer voor dagreizen

Tot eind 2024 moest een werknemer bij een buitenlandse dienstreis zonder overnachting minstens 10 uur afwezig zijn om een volledige dagvergoeding belastingvrij te kunnen ontvangen.
‍

Die voorwaarde is afgeschaft. Ook kortere buitenlandse opdrachten kunnen dus recht geven op een volledige forfaitaire vergoeding.

Volledige vergoeding op vertrek- en terugkeerdagen

Voorheen mocht op de eerste en laatste dag van een meerdaagse dienstreis slechts de helft van de dagvergoeding worden toegepast.
‍

Sinds 2025 is ook deze beperking verdwenen. Werkgevers kunnen nu voor elke dag van de dienstreis de volledige forfaitaire dagvergoeding toekennen.
‍

Wel blijft gelden dat wanneer bepaalde kosten al rechtstreeks door de werkgever worden betaald — bijvoorbeeld wanneer maaltijden in het hotel zijn inbegrepen — de forfaitaire vergoeding proportioneel moet worden verminderd.

Besluit

De forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen vormen een praktische en fiscaal efficiënte manier om bijkomende kosten van werknemers en bedrijfsleiders te vergoeden.
‍

Dankzij de administratieve versoepelingen is het systeem bovendien eenvoudiger toepasbaar geworden. Tegelijk blijven de maximumbedragen afhankelijk van het land waar de dienstreis plaatsvindt.
‍

Een correcte toepassing blijft belangrijk om te vermijden dat de vergoeding toch als belastbaar loon wordt beschouwd.

Volgende stap

Wil je weten hoe je buitenlandse dienstreizen correct en fiscaal optimaal vergoedt binnen jouw onderneming?
‍

Neem contact op via www.meesters.be en ontvang advies op maat rond kostenvergoedingen, loonoptimalisatie en fiscale toepassingen binnen uw vennootschap.
‍

Start je binnenkort met een eigen zaak? Ontdek via www.ondernemingoprichten.be hoe je jouw onderneming correct opzet vanaf dag één, inclusief een fiscaal efficiënte structuur.