De juiste timing voor een overstap

‍
Een veelgestelde vraag van ondernemers bij Meesters Accountants is: wanneer is het beste moment om van boekhouder te veranderen? Tijdens een vrijblijvend adviesgesprek komt dit onderwerp vaak ter sprake.

Veel ondernemers gaan ervan uit dat ze moeten wachten tot 31 december om een overstap te maken. Dit is echter niet noodzakelijk. Na afloop van het boekjaar, dat eindigt op 31 december, volgt een periode waarin de boekhouder het boekjaar afrondt, de jaarrekening opstelt, en de aangifte vennootschapsbelasting voorbereidt voor indiening bij de FOD Financiën. Een overstap kan ook op andere momenten plaatsvinden, mits rekening wordt gehouden met een aantal belangrijke aandachtspunten.

Wanneer absoluut niet overschakelen

1. Rond belangrijke deadlines
   Een overstap vlak voor belangrijke deadlines is niet aan te raden. De huidige boekhouder moet voldoende tijd hebben om lopende werkzaamheden correct af te ronden. Stel dat je in juni wilt overstappen, maar uiterlijk op 7 juni de jaarrekening moet indienen. In dat geval is het verstandig om met de huidige boekhouder duidelijke afspraken te maken over de afronding van het afgelopen boekjaar. Het lopende boekjaar kan vervolgens worden overgenomen door de nieuwe boekhouder.
2. Opzegtermijn
   Controleer altijd de opdrachtbrief die je met de huidige boekhouder hebt ondertekend. Hierin kan een opzegtermijn of opzegvergoeding zijn opgenomen, vaak drie maanden. Deze termijn geeft de boekhouder de tijd om de overdracht van het dossier voor te bereiden. Bij Meesters Accountants vinden we dit geen gezonde praktijk en dwingen we zulke opzegvergoedingen in de praktijk niet af.

Uitzonderlijke situaties

‍
Soms is een onmiddellijke overstap noodzakelijk, bijvoorbeeld bij:

• Een vertrouwensbreuk.
• Onbereikbaarheid van de huidige boekhouder.
• Andere problematische omstandigheden die de samenwerking bemoeilijken.

In zulke gevallen blijft het cruciaal om te voldoen aan de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen. Als bestuurder blijf jij immers verantwoordelijk voor een correcte indiening. Bespreek de situatie met je nieuwe boekhouder en stem de overdracht af. Vaak zal de nieuwe boekhouder in overleg met de huidige boekhouder afspraken maken conform deontologische regels om het dossier goed over te dragen.

Beste moment voor eenmanszaken

‍Dezelfde principes gelden voor eenmanszaken, maar de deadlines verschillen. Omdat er geen vennootschapsbelasting of jaarrekening is, zijn de overstapmomenten flexibeler. Vermijd echter een overstap vlak voor de deadline voor de personenbelasting. Zorg in dat geval dat de nieuwe boekhouder duidelijke afspraken maakt met de huidige boekhouder.

Conclusie

‍Het juiste moment om van boekhouder te wisselen hangt af van deadlines, afspraken en omstandigheden. Wil je meer weten of overweeg je een overstap? Meesters Accountants begeleidt je graag met professioneel advies en een soepele overgang.