In het kort. Een slapende vennootschap blijft bestaan, ook wanneer ze geen omzet maakt. Bij een gewone Belgische BV blijven onder meer de boekhouding, jaarrekening en fiscale opvolging nodig. Btw-verplichtingen hangen af van het concrete statuut. Een vrijstelling van de vennootschapsbijdrage vraagt bewezen non-activiteit; geen omzet alleen volstaat niet.
Je laatste opdracht is afgerond en je weet nog niet of je opnieuw zelfstandig gaat werken. Je vennootschap behouden lijkt dan een eenvoudige tussenoplossing. Toch kunnen abonnementen, aangiften en administratieve verplichtingen blijven doorlopen.
De nuttige vraag is daarom niet alleen of je de vennootschap kan laten slapen. Kijk vooral wat je behoudt, wat dat kost en welk realistisch plan je ermee hebt. Zo voorkom je dat een tijdelijke pauze jarenlang ongemerkt verder loopt.
Wat betekent een slapende vennootschap?
Met een slapende vennootschap bedoelen ondernemers doorgaans een vennootschap zonder actieve commerciële werking. Dat is geen automatische beëindiging. Je BV verdwijnt niet doordat je stopt met factureren of een rekening minder gebruikt.
Maak onderscheid tussen geen nieuwe omzet, geen enkele activiteit en een formele stopzetting. Je vennootschap kan zonder klantenfacturen nog een pand bezitten, beleggingen aanhouden of lopende kosten betalen. Dat zijn relevante gegevens voor de beoordeling van haar verplichtingen.
Een definitieve beëindiging vraagt afzonderlijke formaliteiten. Ook de verschillende registraties verdwijnen niet vanzelf samen. De FOD Economie verduidelijkt waar je de inschrijving en hoedanigheden laat stopzetten.
Welke boekhouding en aangiften blijven nodig?
Voor een gewone Belgische BV is geen omzet geen vrijstelling van de jaarlijkse boekhoudkundige opvolging. Bankkosten, schulden, bezittingen en eventuele ontvangsten moeten nog altijd correct verwerkt zijn. Bewaar daarom je documenten en laat je administratie niet liggen tot er opnieuw een opdracht binnenkomt.
Een BV behoort tot de vennootschappen die hun jaarrekening bij de Nationale Bank moeten neerleggen. Een rustige periode verandert de rechtsvorm niet. Voor andere vennootschapsvormen kunnen andere neerleggingsregels gelden, dus trek de conclusie voor je eigen dossier.
Niet neerleggen kan meer gevolgen hebben dan een toeslag: de ondernemingsrechtbank kan onder de wettelijke voorwaarden de ontbinding uitspreken. Na minstens drie opeenvolgende boekjaren zonder neerlegging kan ook een ambtshalve doorhaling in de KBO volgen. Die doorhaling is niet hetzelfde als een ontbinding en maakt de vennootschap niet vanzelf ongedaan.
Ook de aangifte in de vennootschapsbelasting blijft bij een gewone Belgische BV aan de orde. Het ontbreken van omzet betekent niet dat je de aangifte mag overslaan. Je accountant bepaalt op basis van het boekjaar welke aangifte en bijlagen nodig zijn.
Spreek binnen je boekhoudkundige opvolging af wie documenten verzamelt en wie de termijnen bewaakt. Minder activiteit kan minder verwerking betekenen, maar vraagt nog steeds een duidelijke taakverdeling.
Wat gebeurt er met btw en het UBO-register?
Btw vraagt een afzonderlijke beoordeling. De verplichtingen verschillen volgens je regeling en de vraag of de btw-activiteit tijdelijk onderbroken is of definitief stopt. Blijf je onder een regime met periodieke aangiften vallen, dan kan ook een periode zonder verrichtingen een aangifte vragen. Dat geldt niet automatisch voor iedere slapende vennootschap.
Bij een definitieve stopzetting moet je de passende btw-formaliteiten afhandelen. Doe dat niet uitsluitend op basis van een maand zonder omzet. Bekijk eerst of er nog activiteiten, goederen of verrichtingen zijn die een rol spelen.
Voor een BV die onder de UBO-verplichtingen valt, blijft ook de informatie over de uiteindelijke begunstigden belangrijk. Houd die gegevens actueel en bevestig ze jaarlijks in het UBO-register, ook als er niets wijzigt. Een commerciële pauze maakt je aandelenstructuur niet irrelevant. Controleer tegelijk of je contactgegevens nog correct zijn en officiële berichten iemand bereiken.
Kan je de vennootschapsbijdrage vermijden?
Niet automatisch. Een vrijstelling wegens non-activiteit vereist dat je vennootschap gedurende het volledige betrokken kalenderjaar geen commerciële of burgerlijke activiteit uitoefende. Daarvoor heb je een attest van non-activiteit van de FOD Financiën nodig, dat je aan je socialeverzekeringsfonds bezorgt.
De voorwaarden gaan verder dan een omzet van nul. Volgens de FOD Financiën kunnen onder meer onroerende goederen, geldbeleggingen of bepaalde exploitatiekosten het attest uitsluiten. Alleen kosten voor het naleven van wettelijke en fiscale verplichtingen hoeven een aanvraag niet te verhinderen.
Je vraagt het attest aan nadat de relevante belastingaangiften zijn ingediend. Laat ook controleren of de interne balans bij de aangifte is gevoegd. Laat je situatie dus beoordelen voordat je op een vrijstelling rekent. De voorwaarden voor het attest van non-activiteit maken duidelijk waarom twee vennootschappen zonder omzet toch verschillend behandeld kunnen worden.
Verwar de vennootschapsbijdrage bovendien niet met je persoonlijke sociale bijdragen als bestuurder. Een vennootschapsmandaat brengt in beginsel een vermoeden van zelfstandige activiteit mee. Geen loon of omzet maakt je dus niet automatisch vrij van bijdragen. Een onbezoldigd mandaat kan dat vermoeden onder voorwaarden weerleggen: doorgaans moet het zowel juridisch als feitelijk onbezoldigd zijn. Bespreek je eigen statuut en het vereiste bewijs met je socialeverzekeringsfonds wanneer je activiteit verandert.
Hoe beoordeel je de kosten van een pauze?
Neem een fictieve IT-consultant die tijdelijk een job in loondienst aanvaardt. Haar BV factureert niet meer, maar behoudt softwarelicenties, een bankrekening en een belegging. Alleen naar de ontbrekende verkoopfacturen kijken, geeft dan een onvolledig beeld.
Een nuttige inventaris bevat:
- De bezittingen, schulden en resterende contracten van de vennootschap.
- De kosten die nodig blijven voor administratie en wettelijke verplichtingen.
- De abonnementen en diensten die je kan aanpassen of beëindigen.
- De persoonlijke afspraken over je rol, bezoldiging en sociaal statuut.
- Het doel van de pauze en een moment om de beslissing opnieuw te bekijken.
In dit voorbeeld verdient ook de belegging aandacht bij de beoordeling van non-activiteit. De consultant kan dus niet eenvoudig besluiten dat geen omzet gelijkstaat aan vrijstelling. Eerst komt de volledige inventaris, daarna de keuze.
Behouden of stoppen: kies bewust
Behoud kan zinvol zijn als je een concreet vooruitzicht hebt op hervatting. Vergelijk de doorlopende kosten dan met het nut van de bestaande structuur. Plan meteen een volgend beslismoment en leg vast welke opvolging intussen nodig blijft.
Zie je geen aannemelijk vervolg, laat dan ook een formele stopzetting onderzoeken. De aanwezige middelen, schulden en fiscale positie bepalen mee hoe je dat aanpakt. Een vennootschap jarenlang vergeten is geen alternatief voor die afweging.
Leg een beslismoment vast voor je BV. Neem de resterende contracten, bezittingen en jaarlijkse kosten samen en bespreek behouden of stoppen. Bij managementvennootschappen en IT-ondernemers nemen we ook de plannen voor een volgende opdracht mee.
