Een verkoop aan een klant in een ander EU-land is niet automatisch een factuur zonder btw. Bij goederen onderzoek je onder meer de verplaatsing, het btw-nummer en het vervoersbewijs. Bij diensten onderzoek je eerst de zakelijke hoedanigheid van de klant en de plaats waar de dienst belastbaar is. Die twee routes hebben andere factuur- en aangifteregels.
Deze gids behandelt gewone zakelijke transacties vanuit België. Voor afstandsverkopen aan consumenten, nieuwe vervoermiddelen, accijnsproducten, margeregelingen, voorraad in het buitenland en ketentransacties bestaan bijzondere regels. De Belgische binnenlandse bouwregeling vind je bij btw verlegd en medecontractant.
Begin met vijf vragen
- Verkoop je goederen, een dienst of een samengestelde prestatie?
- Wie is werkelijk je contractpartij en handelt die zakelijk of privé?
- Waar vertrekken en eindigen goederen, of welke vestiging ontvangt de dienst?
- Welke vrijstelling of verlegging geldt precies, met welke bewijsstukken?
- Hoe sluiten factuur, btw-aangifte en intracommunautaire opgave op elkaar aan?
Goederen: wanneer is de levering in België vrijgesteld?
Bij een gewone intracommunautaire B2B-levering onder het normale btw-stelsel moeten de goederen daadwerkelijk van België naar een andere EU-lidstaat worden verzonden of vervoerd. De afnemer handelt als kwalificerende belastingplichtige of rechtspersoon in een andere lidstaat en deelt een geldig btw-identificatienummer mee dat door een andere lidstaat dan België is toegekend.
Ook een juiste intracommunautaire opgave is een materiële voorwaarde. Een ontbrekende of onjuiste opgave kan de vrijstelling kosten, tenzij de tekortkoming naar behoren aan de bevoegde autoriteiten wordt verantwoord. Dat is geen reden om een listing later wel eens te bekijken: stem de registratie meteen met de factuur af.
Controleer het nummer in VIES, de officiële toepassing van de Europese Commissie, en bewaar het resultaat met de datum. Controleer ook naam, adres en identiteit van de contractpartij. Bij een ongeldig resultaat of ontbrekende gegevens vraag je uitleg en zo nodig een uitgebreider attest via de FOD-procedure in MyMinfin. Een buitenlandse bedrijfsnaam op een bestelbon is onvoldoende.
Welk vervoersbewijs moet je bewaren?
Bewaar samen de bestelling, factuur, leveringsinstructies, vervoersstukken, ontvangstbevestiging en betalingsinformatie. De documenten moeten dezelfde goederen, partijen, datums en bestemming ondersteunen. Een betaling voor de goederen bewijst op zichzelf niet dat ze België verlieten.
Artikel 45 bis van de Europese uitvoeringsverordening geeft een weerlegbaar vermoeden van grensoverschrijdend vervoer bij bepaalde combinaties van bewijs. Kort samengevat:
- Twee niet-tegenstrijdige vervoersstukken, bijvoorbeeld een ondertekende CMR-vrachtbrief en een geschikt ander vervoersdocument; of één dergelijk vervoersstuk met een toegelaten aanvullend bewijs, zoals een transportverzekering, een bankdocument over de betaling van het vervoer of een ontvangstbewijs van een entrepothouder in het bestemmingsland.
- De twee stukken moeten uitgaan van verschillende partijen die onafhankelijk zijn van elkaar, van de verkoper en van de koper. Een CMR en een factuur van dezelfde vervoerder zijn dus niet zomaar twee onafhankelijke bewijsbronnen.
- Bij vervoer door of voor rekening van de klant is voor dat vermoeden bovendien een schriftelijke afnemersverklaring nodig, te bezorgen uiterlijk op de tiende dag van de maand na de levering. Die beschrijft onder meer de goederen, bestemming, aankomst en ontvangst.
Voldoe je niet aan die bewijscombinatie, dan is de vrijstelling niet automatisch verloren. Je moet het werkelijke vervoer dan met een overtuigend geheel van andere toegelaten stukken aantonen. Omgekeerd bewijst een transportvermoeden niet dat ook alle andere vrijstellingsvoorwaarden vervuld zijn. Bij afhaling met eigen vervoer spreek je het bewijsproces dus af vóór de goederen vertrekken.
Voorbeeld: een Belgische handelaar levert aan een Nederlandse BV
Een Belgische handelaar verkoopt 40 toestellen voor samen €18.000 aan een Nederlandse BV onder de normale btw-regeling. Het meegedeelde Nederlandse btw-nummer is geldig. Een onafhankelijke vervoerder brengt de goederen van België naar het magazijn van de klant in Nederland. Het dossier bevat de ondertekende vrachtbrief, de transportfactuur, een bankbewijs van de betaling van het transport en de ontvangstregistratie.
Na controle van alle voorwaarden factureert de handelaar zonder Belgische btw, met beide btw-nummers en de verwijzing naar de vrijgestelde intracommunautaire levering volgens artikel 39bis Btw-Wetboek. Hij neemt de levering correct op in zijn Belgische aangifte en de intracommunautaire opgave met code L. De klant behandelt de verwerving in Nederland. Blijven dezelfde toestellen in België, dan volstaat dat Nederlandse nummer niet voor deze vrijstelling.
Diensten: de B2B-hoofdregel volgt de zakelijke klant
Voor een algemene dienst aan een belastingplichtige die als ondernemer handelt, ligt de plaats van de dienst in beginsel waar die klant gevestigd is. Ontvangt een vaste inrichting in een ander land de dienst, dan kan die inrichting bepalend zijn. De betaling vanuit een buitenlandse bankrekening of de groepszetel op het contract beslist dit niet alleen.
Bij een gewone B2B-dienst van een Belgische leverancier zonder betrokken vestiging in het land van de EU-klant, is de klant daar doorgaans de btw verschuldigd via verlegging. De factuur bevat beide btw-nummers en “Verlegging van heffing”. Controleer het zakelijke karakter en de identiteit; een ontbrekend btw-nummer vraagt nader onderzoek en maakt niet elke ondernemer automatisch een particulier.
Voorbeeld: een consultant begeleidt een Nederlands bedrijf
Een Belgische consultant voert een gewone procesanalyse van €8.000 uit voor de Nederlandse hoofdvestiging van een btw-plichtig bedrijf. Het gaat niet om een vastgoeddienst of een andere uitzondering. De consultant factureert €8.000 zonder Belgische btw met verlegging. Hij neemt deze algemene B2B-dienst op met code S in de intracommunautaire opgave, als de dienst niet vrijgesteld is in het land van de klant.
Verkoopt de consultant een gelijkaardig algemeen advies rechtstreeks aan een Nederlandse particulier, dan mag hij dezelfde B2B-route niet zomaar herhalen. Onder de gewone B2C-hoofdregel kan juist Belgische btw toepasselijk zijn. De aard van de dienst en eventuele uitzonderingen moeten eerst vaststaan.
Welke diensten volgen een uitzondering?
- Onroerend goed: diensten die voldoende rechtstreeks met een bepaald gebouw of terrein verbonden zijn, volgen de ligging daarvan.
- Fysieke toegang tot evenementen: de plaats van het evenement kan beslissend zijn. Virtuele deelname heeft andere regels.
- Restaurant- en cateringdiensten, personenvervoer en kortlopende verhuur van vervoermiddelen: hiervoor bestaan eigen plaatsbepalingsregels.
- Elektronische diensten aan consumenten: bijvoorbeeld geautomatiseerde softwareabonnementen kunnen belastbaar zijn in het land van de consument. Controleer de voorwaarden, eventuele drempel en OSS-route; menselijke onlineconsultancy is niet daardoor automatisch een elektronische dienst.
Voorbeeld: een architect werkt aan een Frans gebouw
Een Belgische architect ontwerpt de verbouwing van een concreet gebouw in Frankrijk voor een Belgische BV. De vastgoeddienst is in beginsel in Frankrijk belastbaar, ook al zijn beide partijen Belgisch. Onderzoek vervolgens wie volgens de Franse regels de btw aangeeft en of registratie of verlegging mogelijk is. Boek dit niet automatisch als een gewone algemene B2B-dienst met code S.
Aangifte en intracommunautaire opgave zijn twee verplichtingen
De opgave vermeldt per klant btw-nummer, bedrag en categorie: L voor vrijgestelde intracommunautaire goederenleveringen, S voor de betrokken algemene B2B-diensten en T voor de specifiek bedoelde leveringen in een driehoekstransactie. Een factuur verzenden is geen vervanging voor die opgave. Een driehoekstransactie vereist een eigen analyse van de volledige goederenketen en het vervoer.
Maandaangevers dienen in beginsel maandelijks een opgave in. Kwartaalaangevers kunnen doorgaans per kwartaal indienen. Overschrijden de betrokken goederenleveringen en driehoekshandelingen samen €50.000 in het huidige of één van de vier vorige kwartalen, dan geldt een maandelijkse opgave vanaf de maand na het kwartaal van overschrijding, gedurende minstens twaalf maanden. Die drempel gaat niet over al je omzet of alleen je dienstenomzet.
Gebruik de actuele FOD-instructies en kalender voor de intracommunautaire opgave. Correcties moeten naar de oorspronkelijke periode verwijzen. Als er geen te melden handelingen én geen correcties zijn, is voor die periode geen nihilopgave nodig. Controleer daarnaast de juiste verwerking in je periodieke aangifte.
Ook kleine vrijgestelde ondernemingen moeten opletten
De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen neemt niet alle grensoverschrijdende verplichtingen weg. Bij bepaalde verstrekte diensten is een intracommunautaire opgave nodig. Koop je een algemene B2B-dienst uit het buitenland waarvoor de Belgische btw naar jou wordt verlegd, dan kan een bijzondere aangifte en betaling verplicht zijn, zonder recht op aftrek onder de vrijstellingsregeling.
Voorbeeld: een Belgische vrijgestelde ondernemer koopt voor zijn activiteit een algemene softwaredienst van €3.000 van een Ierse leverancier zonder betrokken Belgische vestiging. Als Belgische btw van 21% verschuldigd is via verlegging, bedraagt die €630. Het ontbreken van Ierse btw op de factuur maakt deze aankoop niet btw-vrij. Voor goederen gelden eigen drempels en bijzondere regels; trek de gewone goederenroute voor een volledig btw-plichtige handelaar daar niet automatisch naar door.
Maak het controleerbaar vóór je factureert
Leg bij de klant vast wie de afnemer is, welke vestiging ontvangt, welke activiteit hij uitoefent en op welke grond je zonder Belgische btw factureert. Controleer het nummer opnieuw bij veranderingen en volg ontbrekende transportstukken actief op. Laat factuur, aangifte en opgave aansluiten. Bij twijfel over een ketentransactie, gemengd gebruik of buitenlandse registratie moet de beoordeling gebeuren vóór de eerste factuur.
Lees ook de verplichte factuurvermeldingen. Meesters begeleidt IT-ondernemers, consultants en kmo’s bij btw en fiscale opvolging.
Ga je leveren aan klanten in andere EU-landen? Leg samen de juiste factuur-, bewijs- en aangifteroute vast.
Bronnen
Richtlijn 2018/1910: voorwaarden artikel 138 · Verordening 2018/1912: vervoersbewijs artikel 45 bis · Europese Commissie: toelichting vervoersvermoeden, hoofdstuk 5 · Europese Commissie: plaats van btw-heffing · Europese Commissie: wie is de btw verschuldigd? · FOD: opgave · FOD: vrijstellingsregeling.
Stand van de regelgeving: 17 oktober 2026. De voorbeelden zijn fictief en dienen om de afweging uit te leggen.
