Omgeldig te zijn, moeten facturen voldoen aan specifieke wettelijke vormvereistenom btw-aftrek te kunnen genieten of om te vermijden dat u een btw boete krijgt op uw uitgeschreven verkoopfacturen. 

Verplichte vermeldingen op facturen

Om te voldoen aan de regelgeving, moeten de volgende gegevens op elke factuur staan:

‍

Het woord “factuur”

Geef duidelijk aan dat het document een factuur betreft.

‍

Factuurdatum en leveringsdatum

Vermeld de datum waarop de factuur is opgemaakt en de leveringsdatum (voor goederen) of de datum van prestatie (voor diensten).

‍

Uniek factuurnummer

Zorg voor opeenvolgende en unieke nummering.

‍

Uw bedrijfsgegevens

Vermeld uw naam of maatschappelijke benaming en adres.

‍

Gegevens van de klant

Noteer de naam of maatschappelijke benaming van de ontvanger en zijn adres.

‍

Bankrekeningnummer

Voeg uw bankrekeningnummer toe om betalingen te vergemakkelijken.

‍

Btw- of ondernemingsnummer

Vermeld zowel uw eigen nummer als dat van de klant indien nodig.

‍

Beschrijving van goederen en/of diensten

Geef een duidelijke omschrijving van wat geleverd is, inclusief de hoeveelheid.

‍

Prijs en eventuele kortingen

Vermeld de eenheidsprijs, eventuele kortingen en de hoeveelheid.

‍

Bedragen

          •  Het bedrag exclusief btw

          •  Het btw-percentage en het berekende btw-bedrag per tarief

          •  Het totaalbedrag inclusief btw

‍

Plaats van opmaak

Vermeld waar de factuur is opgemaakt.

‍

Betalingsvoorwaarden

Voeg de betaaltermijn en eventuele andere voorwaarden toe.

‍

Optionele vermeldingen

Hoewel niet verplicht, kunnen de volgende toevoegingen nuttig zijn:

- Een verwijzing naar eerdere facturen (bij deelfacturen)

- Algemene voorwaarden, opgenomen op de factuur of als bijlage

- Extra informatie of verwijzingen die specifiek zijn voor uw sector

Specifieke btw-vermeldingen

Afhankelijk van de situatie kunnen extra vermeldingen verplicht zijn:

- “Btw verlegd”: wanneer de btw verlegd wordt zoals bij intracommunautaire leveringen of werken uitgevoerd in onroerende staat.

- “Factuur uitgereikt door afnemer”: bij self-billing

- Vrijstelling van btw: vermeld de wettelijke grondslag bij een vrijstelling

- Andere sectorale verplichtingen (bijvoorbeeld kunst, tweedehandsgoederen, reisbureaus,enz.)

Wat te doen bij vrijstelling van btw?

Ook als u vrijgesteld bent van btw, moet u voldoen aan de factuurvereisten!

Vermeld duidelijk waarom u geen btw aanrekent, bijvoorbeeld door te verwijzen naar de regeling voor kleine ondernemingen (omzet lager dan 25.000 euro / jaar).

Risico’s bij onvolledige of foutieve facturen

Een onvolledige of onjuiste factuur kan leiden tot zware sancties:

- Eerste overtreding: €25 per factuur (minimaal €50, maximaal €500)

- Tweede overtreding: €125 per factuur (maximaal €1.250)

- Volgende overtredingen: €250 per factuur (maximaal €5.000)

- Bij ernstige fouten: een boete tot tweemaal het gefactureerde bedrag

Correcte facturatie voorkomt niet alleen boetes maar ook discussies met klanten, bijvoorbeeld over ontbrekende bankgegevens of betaaltermijnen.

Creditnota bij foutieve facturen

Bij een foutieve factuur moet u een creditnota uitreiken die verwijst naar de oorspronkelijke factuur.

Controleer facturen zorgvuldig, want een fout corrigeren sluit een schadeclaim door de klant niet uit.

‍