In het kort. e-DEPO is de toepassing van de FOD Financiën voor consignaties en huurwaarborgen. Een benoeming, ontslag of zetelverplaatsing publiceer je in 2026 via JustAct van de FOD Justitie of op papier bij de griffie. Je legt neer binnen dertig dagen na de beslissing. Een wijziging kost sinds 1 maart 2026 €207,76 inclusief btw.
Een nieuwe zaakvoerder, een bestuurder die stopt of een verhuis van je zetel: zolang die beslissing niet in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad staat, kan je vennootschap ze in de regel niet tegenwerpen aan derden. Veel ondernemers zoeken dan op "e-DEPO" of "e-Depot" en belanden op de verkeerde overheidssite. Hieronder lees je welke toepassing je echt nodig hebt, welke beslissingen je zonder notaris publiceert, hoe de neerlegging verloopt en wat de legal-afdeling van Meesters voor je kan regelen.
e-DEPO, e-Depot of JustAct: welke toepassing heb je nodig?
De namen lijken op elkaar, maar het gaat om vier verschillende toepassingen van drie verschillende instanties:
e-DEPO is een toepassing van de FOD Financiën. Je beheert er consignaties bij de Deposito- en Consignatiekas, zoals een huurwaarborg, een depositorekening of een waarborg voor een overheidsopdracht. Met publicaties in het Staatsblad heeft e-DEPO niets te maken.
eDepot is de elektronische toepassing van de notarissen. Je notaris legt er zijn akten mee neer bij de griffie en regelt meteen de publicatie. Als ondernemer heb je er zelf geen toegang toe.
e-Deposit van de FOD Justitie dient om conclusies, brieven en stukken neer te leggen in een gerechtelijk dossier. Voor de publicatie van vennootschapsakten gebruik je het niet.
JustAct, bereikbaar via het portaal Just-on-web van de FOD Justitie, is wél de toepassing voor onderhandse akten. Je richt er een vennootschap mee op zonder notaris, voor zover de rechtsvorm dat toelaat. Sinds juni 2026 dien je er ook wijzigingsdossiers mee in, zoals een benoeming, een ontslag of een nieuw zeteladres.
Daarnaast blijft de klassieke route bestaan: je legt de officiële formulieren op papier neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van je zetel, ter plaatse of per post.
Ook de jaarrekening hoort niet in dit rijtje. Die leg je neer bij de Nationale Bank van België, niet bij de griffie en niet via JustAct.
Welke beslissingen publiceer je zonder notaris?
Volgens artikel 2:8 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) moet een vennootschap een reeks stukken neerleggen in haar dossier bij de griffie. Een groot deel daarvan zijn onderhandse beslissingen van de algemene vergadering of het bestuursorgaan. Die kan je zonder notaris laten publiceren.
Wijzigingen die je zelf of via je accountant regelt
Benoeming, herbenoeming en ontslag van bestuurders of zaakvoerders. Ook de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, horen hierbij. Bij een bestuurder-rechtspersoon publiceer je ook de vaste vertegenwoordiger.
Benoeming en ambtsbeëindiging van een commissaris.
Hernieuwing van mandaten. Loopt een mandaat voor bepaalde duur af, dan moet ook de herbenoeming neergelegd en gepubliceerd worden.
Zetelverplaatsing binnen hetzelfde gewest. Het bestuursorgaan is daarvoor bevoegd, zolang het adres niet in de statuten staat en de taal van de statuten niet moet wijzigen (artikel 2:4 WVV). Wanneer je wel een statutenwijziging nodig hebt, lees je in ons artikel over de maatschappelijke zetel kiezen en wijzigen.
Wijziging van het e-mailadres of de website van de vennootschap.
Bijzondere volmachten. Laat je de neerlegging door een lasthebber ondertekenen, dan voeg je de originele volmacht toe en wordt die mee gepubliceerd.
Het feit dat alle aandelen van een BV of NV in één hand zijn verenigd, met de identiteit van de enige aandeelhouder (artikel 2:8, § 4, WVV).
Eén publicatie mag meerdere beslissingen bevatten. Neemt de algemene vergadering op dezelfde dag een ontslag en een nieuwe benoeming aan, dan publiceer je ze samen en betaal je de publicatiekost één keer.
Wanneer heb je wel een notaris nodig?
Een statutenwijziging moet gebeuren in dezelfde vorm als de oprichtingsakte (artikel 2:5, § 4, WVV). Voor een BV, NV of CV betekent dat een notariële akte. Dat geldt onder meer voor:
Een wijziging van de naam, het voorwerp, de duur of de afsluitdatum van het boekjaar.
Een zetelverplaatsing naar een ander gewest, of naar een adres dat in de statuten staat.
Een bijkomende inbreng met uitgifte van nieuwe aandelen.
De ontbinding, een omzetting of een fusie.
Voor een VOF, CommV of VZW is een onderhandse statutenwijziging mogelijk. Die rechtsvormen kunnen hun statutaire wijzigingen ook via JustAct indienen. Een nieuwe vennootschap oprichten met een notaris begeleiden we via ondernemingoprichten.be.
Zo verloopt de neerlegging stap voor stap
Stap 1: een geldige beslissing van het juiste orgaan
Alles begint bij de beslissing. In een BV benoemt en ontslaat de algemene vergadering in de regel de bestuurders. Een bestuurder kan ook zelf ontslag nemen. Een zetelverplaatsing beslist meestal het bestuursorgaan. Lees dus eerst je statuten: een beslissing van het verkeerde orgaan maakt de publicatie aanvechtbaar.
Leg de beslissing vast in notulen of in een schriftelijk besluit, met de datum, de naam, voornaam en woonplaats van de betrokken bestuurder, de ingangsdatum en eventueel de duur van het mandaat. Gaat het om een rechtspersoon, dan vermeld je de naam, rechtsvorm, zetel en het ondernemingsnummer, plus de gegevens van de vaste vertegenwoordiger.
Bij elke benoeming of herbenoeming controleert de griffie sinds 1 augustus 2023 of de persoon een bestuursverbod heeft in het Centraal Register van Bestuursverboden (JustBan). Bij een neerlegging op papier voeg je bovendien een origineel ondertekende verklaring op eer toe: daarin verklaart de vennootschap dat geen buitenlands rechtscollege uit de Europese Economische Ruimte de bestuurder een bestuursverbod oplegde.
Stap 2a: digitaal via JustAct
JustAct start je via Just-on-web, met de tegel "Een bestaande onderneming aanpassen". Volgens de officiële handleiding van juni 2026 verloopt het zo:
Je meldt je aan met itsme, je eID-kaartlezer, MyGov, Smart-ID of een Europese eIDAS-sleutel.
Je geeft je eigen gegevens en het ondernemingsnummer in. JustAct haalt de actuele gegevens op uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Kloppen die niet, laat ze dan eerst rechtzetten.
Je registreert wanneer de beslissing genomen werd: tijdens de algemene vergadering of tijdens een vergadering van het bestuursorgaan.
Je past de gegevens aan: het zeteladres, de communicatiegegevens of de mandaten. Een mandaat kan je toevoegen, verlengen of stopzetten. Een natuurlijke persoon identificeer je met het rijksregisternummer, een rechtspersoon met het ondernemingsnummer.
JustAct maakt zelf de tekst die in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad verschijnt. Je kan bijkomende tekst toevoegen.
Je laadt het uittreksel uit de notulen op, eventueel met andere bijlagen.
Je ondertekent elektronisch. Volgens de handleiding kan dat voorlopig enkel met een eID-kaartlezer, niet met itsme.
Je betaalt de publicatiekost online. De factuur gaat via Peppol naar de onderneming waarvan je het btw-nummer opgeeft.
Na de indiening krijg je een elektronische bevestiging. Binnen enkele dagen volgt een tweede mail met de publicatiedatum en de referentie in het Staatsblad.
Let op: voor een BV of NV kan je via JustAct enkel niet-statutaire wijzigingen indienen. Een statutenwijziging blijft daar via de notaris lopen.
Stap 2b: op papier bij de griffie
Kies je de papieren route, dan gebruik je de officiële publicatieformulieren van het Belgisch Staatsblad:
Formulier I, luik A en B, minstens in tweevoud. Luik B bevat de tekst die gepubliceerd wordt.
Formulier II, luik A en C, in één exemplaar. Dat formulier dient voor de gegevens in de KBO.
Het origineel van de notulen of het besluit, met handgeschreven handtekeningen.
Het bewijs van betaling aan het Belgisch Staatsblad, met het ondernemingsnummer in de mededeling.
Bij een benoeming: een kopie van beide zijden van het identiteitsdocument van de bestuurder en de verklaring op eer over bestuursverboden.
De griffie is streng op de vorm. Op papier aanvaardt ze enkel originele handtekeningen: geen scan, geen kopie en geen itsme-handtekening. Op luik B teken je enkel op de achterzijde, zodat je handtekening niet mee gepubliceerd wordt. Een handtekening op de voorzijde leidt tot een weigering.
Wat kost een publicatie in 2026?
Voor neerleggingen vanaf 1 maart 2026 vraagt het Belgisch Staatsblad deze tarieven:
Een wijzigende akte van een vennootschap: €171,70 exclusief btw, of €207,76 inclusief 21% btw. Dat bedrag geldt elektronisch en op papier.
Een adreswijziging die de gemeente oplegt, zoals een nieuwe straatnaam of huisnummer: gratis, op papier en met een attest van de gemeente.
De tarieven worden elk jaar in maart geïndexeerd. Op papier betaal je vooraf met één enkele overschrijving. Betaal je in twee keer of een verkeerd bedrag, dan weigert de griffie de neerlegging.
Welke termijnen gelden en welke fouten kosten je geld?
Het WVV legt korte termijnen op:
Je legt de beslissing neer binnen dertig dagen na de datum van de definitieve akte (artikel 2:8, § 1, WVV).
Het Staatsblad publiceert binnen tien dagen na de neerlegging (artikel 2:13 WVV).
Een beslissing kan pas vanaf de publicatie aan derden worden tegengeworpen (artikel 2:18 WVV). Voor handelingen tot de zestiende dag na de publicatie kan een derde nog aantonen dat hij er onmogelijk van kon weten.
Na de publicatie kan een onregelmatigheid in de benoeming van een vertegenwoordiger niet meer aan derden worden tegengeworpen, tenzij die derden ervan wisten (artikel 2:19 WVV). Een correcte publicatie geeft je klanten, banken en leveranciers dus houvast over wie je vennootschap mag verbinden.
De meest gemaakte fouten
Het ontslag niet publiceren. Een bestuurder die vertrekt, blijft voor derden bestuurder tot de publicatie. Dat is vooral voor de vertrekkende bestuurder zelf een risico.
Een mandaat laten verlopen. Staat in de benoeming bijvoorbeeld een duur van zes jaar, dan moet de herbenoeming tijdig beslist en gepubliceerd worden. Anders ontstaat onduidelijkheid over wie bevoegd is.
Het verkeerde orgaan laten beslissen, of een beslissing die de statuten niet volgt.
Vormfouten op papier: een gescande handtekening, een handtekening op de voorzijde van luik B, een ontbrekende kopie van een identiteitsdocument of verklaring op eer, of het oude adres vergeten bij een zetelverplaatsing.
Een verkeerd bedrag of meerdere betalingen. Je moet dan opnieuw het juiste bedrag storten en het teveel betaalde terugvragen.
Denken dat de griffie je beslissing inhoudelijk nakijkt. De griffie controleert enkel de vorm. Een juridisch foute beslissing kan dus netjes gepubliceerd worden en later toch aangevochten worden.
KBO en UBO-register: twee aparte registers
De KBO volgt de neerlegging: de griffie of JustAct werkt de gegevens van je vennootschap bij op basis van formulier II of je digitale dossier. Kijk na de publicatie toch na of het adres en de mandaten in de KBO kloppen.
Het register van de uiteindelijke begunstigden (UBO) staat daar los van. Verandert er iets aan je aandeelhouders of aan wie de controle uitoefent, dan moet het bestuursorgaan dat binnen de maand doorgeven (artikel 1:35 WVV). Een publicatie in het Staatsblad werkt het UBO-register niet bij. Hoe je dat register bijwerkt en jaarlijks bevestigt, lees je in ons artikel over het UBO-register voor je vennootschap.
Wat de legal-afdeling van Meesters voor je regelt
Een publicatie lijkt een formaliteit, maar ze vraagt een juiste beslissing, correcte gegevens en een strakke opvolging. Onze legal-afdeling neemt dat volledig van je over, in hetzelfde dossier als je boekhouding:
De beslissing voorbereiden. We stellen de notulen van de algemene vergadering of het bestuursorgaan op, of een schriftelijk besluit, met de juiste vermeldingen voor een benoeming, ontslag, herbenoeming of zetelverplaatsing.
De formulieren of het JustAct-dossier opmaken. We schrijven de publicatietekst, vullen formulier I en II in of bouwen het digitale dossier op, en verzamelen de identiteitsgegevens en de verklaring op eer.
De neerlegging en betaling. We leggen neer via JustAct of bij de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank en betalen de publicatiekost correct.
De publicatie opvolgen. We controleren of de tekst in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad verschijnt zoals neergelegd, en bezorgen je de referentie.
De KBO en het UBO-register nakijken. Na de publicatie kijken we de KBO-gegevens na en passen we het UBO-register aan als de wijziging dat vraagt.
Je mandaten opvolgen. We houden bij wanneer de mandaten van je bestuurders en een eventuele commissaris aflopen, zodat je een herbenoeming tijdig op de agenda van de jaarvergadering zet.
Afstemmen met de notaris. Vraagt je wijziging een notariële akte, dan bereiden we de cijfers en gegevens voor en stemmen we af met je notaris. Zo sluiten de akte, de publicatie en je boekhouding op elkaar aan.
Een vennootschap die bestuurders wisselt, verhuist of een nieuwe vennoot opneemt, heeft daar zelden één formulier voor nodig. Omdat we je cijfers, je aandeelhouders en je bestuurders kennen, zien we sneller welke stappen samen moeten gebeuren. Zo helpen we het risico op een vergeten publicatie of een verouderd register beperken.
Wil je een bestuurder benoemen, een ontslag publiceren of je zetel verplaatsen? Neem contact op en we bekijken welke stappen jouw vennootschap nodig heeft. Lees ook hoe we kmo's en managementvennootschappen begeleiden.
