UBO-register 2025 uitgelegd: zo blijf je in regel met je vennootschap

‍

Wat leer je in dit artikel?

Je krijgt helder inzicht in het UBO-register anno 2025: voor wie geldt het, welke wijzigingen zijn er op komst, wat zijn de verplichtingen, boetes en gegevens beschermingsregels. Plus: praktische tips en links naar onze services.

Wat is het UBO-register en wie moet registreren?

Het UBO-register is een databank waarin vennootschappen en verenigingen verplicht de Ultimate Beneficial Owners (eigenlijke begunstigden) moeten registreren binnen 30 dagen na oprichting en na elke wijziging, en jaarlijks bevestigen. Iedereen die méér dan 25 % stemrechten of kapitaal bezit, indirect controleert of in het topmanagement zit, moet worden opgegeven. Uitzondering: eenmanszaken hoeven zich niet in te schrijven.

Wat verandert er in 2025 en welke plannen zijn er nog?

De federale regering wil het UBO-proces vereenvoudigen door data automatisch tussen registers uit te wisselen. Sinds 2025 krijgen ook financiële instellingen vlotter toegang. Daarnaast is de sanctieregeling strenger: niet-actieve vennootschappen met onregelmatigheden worden ambtshalve uitgeschreven uit de Kruispuntbank van Ondernemingen. In2024 leidde dat tot meer dan 21.000 uitschrijvingen.

Hoe werkt registratie via MyMinFin?

1. Log in via Itsme of eID
2. Zoek je vennootschap via ondernemingsnummer
3. Vul UBO-gegevens in (naam, geboortedatum, aandeel, rol)
4. Upload ondersteunende documenten (zoals aandeelhoudersregister)
5. Update binnen 30 dagen bij verandering en bevestig jaarlijks

Toegang en privacy: wie mag dit zien?

Sinds 2023 is toegang tot het UBO-register beperkt tot personen met legitiem belang, zoals banken, advocaten en controleurs. Dit vervangt de oude algemene publieke toegang.

Boetes en risico’s bij niet-naleving

Bij niet-inschrijving, verouderde info of geen jaarlijkse bevestiging riskeer je:
- €250 – €50.000 boete voor de vennootschap
- Bestuurders persoonlijk aansprakelijk (€400 – €40.000)
- Mogelijke uitschrijving uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)

Waarom dit belangrijk is voor jouw vennootschap?

- Juridische zekerheid: voorkom boetes en uitschrijving
- Financiële toegang: banken vragen correcte UBO-informatie
- Transparantie: past in kader anti-witwas beleid
- Administratieve eenvoud op komst: automatische koppeling met andere registers

Veelgestelde vragen (FAQ)

Hoe lang heb ik om te wijzigen?
Binnen 30 dagen na elke wijziging in UBO- of contactgegevens.
‍
Moet ik documenten uploaden?
Ja. Bij een vermelding van publicatie in het Belgisch Staatsblad kan eenverwijzing volstaan.
‍

Is het UBO-register toegankelijk voor iedereen?
Nee, enkel voor partijen met legitiem belang.

Besluit

Het UBO-register is in 2025 strikter maar ook eenvoudiger in toepassing. Registreer tijdig, update correct en vermijd juridische of financiële risico’s. Onze specialisten begeleiden je graag bij registratie of controle. Contacteer ons via www.meesters.be/contact of start je vennootschap via www.ondernemingoprichten.be/contact.