E-facturatie sinds 2026: regels, scope en actieplan

In het kort. Sinds 1 januari 2026 moeten vrijwel alle in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen kunnen verzenden en ontvangen voor binnenlandse B2B-transacties. Een pdf per e-mail volstaat daarvoor niet. Peppol-BIS is de standaard; een andere Europees conforme structuur kan alleen onder voorwaarden en met akkoord van beide partijen.

De deadline voor verplichte e-facturatie is verstreken. Sinds 1 januari 2026 is de gestructureerde elektronische factuur de norm voor transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. De verplichting werd ingevoerd door de wet van 6 februari 2024 en is opgenomen in artikel 53, § 2bis WBTW.

Voor KMO's, consultants, vrije beroepen en managementvennootschappen is dit meer dan een aanpassing van het factuurformaat. Ook je verkoopproces, goedkeuringsflow, boekhouding en archivering moeten correct op elkaar aansluiten.

Wat is een gestructureerde elektronische factuur?

Een gestructureerde elektronische factuur bevat alle factuurgegevens in een machineleesbaar bestand. De gebruikte structuur moet voldoen aan de Europese norm EN 16931. In de praktijk wordt meestal Peppol-BIS gebruikt, een toepassing van het XML-formaat UBL.

Een pdf is alleen een visuele weergave en bevat geen gestandaardiseerde datastructuur die automatisch van het ene boekhoudpakket naar het andere wordt doorgestuurd. Sinds 1 januari 2026 volstaat een pdf per e-mail daarom niet voor een transactie die onder de Belgische B2B-verplichting valt. Je mag wel een leesbare pdf-kopie naast de gestructureerde factuur meesturen.

Peppol is het beveiligde netwerk waarlangs verzenders en ontvangers documenten uitwisselen. Je sluit niet rechtstreeks op dat netwerk aan, maar werkt via een erkend Peppol Access Point dat doorgaans in je facturatie- of boekhoudsoftware is geïntegreerd.

Voor welke ondernemingen geldt de verplichting?

Per 1 januari 2026 geldt de verplichting in beginsel wanneer zowel de leverancier als de klant in België gevestigd en btw-plichtig is, en voor de transactie een factuur moet worden uitgereikt. Dat omvat onder meer:

• btw-plichtige vennootschappen en eenmanszaken;
• ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen van artikel 56bis WBTW;
• btw-plichtige consultants, architecten en andere vrije beroepen;
• managementvennootschappen die managementdiensten factureren;
• ondernemingen met gemengde of gedeeltelijke btw-plicht, voor hun transacties binnen het toepassingsgebied.

De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen is dus geen algemene uitzondering. Ook wanneer je geen btw aanrekent wegens artikel 56bis WBTW, moet je sinds 1 januari 2026 in principe gestructureerde B2B-facturen kunnen verzenden en ontvangen.

Welke facturen vallen buiten de Belgische B2B-regels?

Niet elke factuur moet via dezelfde stroom verlopen. Buiten de binnenlandse B2B-verplichting vallen onder meer:

• facturen aan particulieren, omdat B2C-transacties niet onder deze verplichting vallen;
• grensoverschrijdende facturen waarbij de buitenlandse partij niet in België is gevestigd;
• handelingen die volledig zijn vrijgesteld op basis van artikel 44 WBTW, wanneer de onderneming uitsluitend zulke handelingen verricht;
• facturen van een buitenlandse onderneming met alleen een Belgisch btw-nummer, maar zonder vaste inrichting in België;
• transacties waarvoor volgens de btw-regels geen factuur moet worden uitgereikt.

Voor facturen aan overheden gelden afzonderlijke B2G-regels. E-facturatie bij overheidsopdrachten bestond al vóór 2026 en moet los van de nieuwe B2B-verplichting worden beoordeeld.

Twijfel je over een specifieke klanten- of leveranciersstroom? Maak dan per transactietype een analyse. Vooral bij buitenlandse klanten, vrijgestelde prestaties en gemengde btw-activiteiten is de vestigingsplaats en btw-hoedanigheid doorslaggevend.

Welke software en instellingen heb je nodig?

Je facturatieproces moet sinds 1 januari 2026 minstens het volgende ondersteunen:

• gestructureerde facturen opmaken volgens Peppol-BIS;
• facturen verzenden via een erkend Peppol Access Point;
• inkomende Peppol-facturen ontvangen en verwerken;
• creditnota's en correcties gestructureerd uitwisselen;
• de originele elektronische bestanden bewaren volgens de fiscale bewaartermijnen;
• factuurstatussen en foutmeldingen opvolgen.

Elke onderneming moet via haar software of dienstverlener op Peppol worden geregistreerd. Het ondernemingsnummer vormt doorgaans de basis van de identificatie. Je hoeft het Peppol-adres van iedere klant niet manueel op te vragen: geschikte software kan de ontvanger via de Peppol-directory identificeren.

Een alternatief formaat of uitwisselingskanaal is mogelijk wanneer beide partijen dat aanvaarden en het systeem blijft voldoen aan de Europese norm EN 16931 en de wettelijke voorwaarden. Je moet echter altijd Peppol-BIS kunnen verzenden en ontvangen. Voor de meeste KMO's is Peppol daarom de praktisch aangewezen standaard.

Welke stappen moet je in 2026 controleren?

1. Controleer of je onderneming correct op Peppol is geregistreerd en zowel verkoop- als aankoopfacturen kan uitwisselen.
2. Test ook creditnota's, voorschotfacturen, self-billing en terugkerende facturen indien je die gebruikt.
3. Leg vast wie foutmeldingen, geweigerde documenten en ontbrekende facturen opvolgt.
4. Koppel je facturatiepakket aan je boekhouding, zodat gegevens niet opnieuw manueel worden ingevoerd.
5. Controleer je algemene voorwaarden en interne procedures voor de verzenddatum, betalingstermijn en correctie van facturen.
6. Maak met je accountant afspraken over archivering, controles en de verwerking van uitzonderingen.

Concreet cijfervoorbeeld

Stand augustus 2026: factureer je € 1.000 exclusief btw aan een Belgische btw-plichtige klant voor een gewone binnenlandse B2B-dienst, dan moet de juridisch relevante factuur als gestructureerd elektronisch document worden verzonden. Een pdf van € 1.000 die je uitsluitend per e-mail verstuurt, voldoet niet aan de vormvereiste voor e-facturatie.

De gestructureerde factuur bevat onder meer het ondernemingsnummer, de factuurdatum, het bedrag, de btw-code, de betalingstermijn en de betaalgegevens in afzonderlijke datavelden. Daardoor kan de software van je klant deze informatie automatisch verwerken.

Welke sancties en fiscale steun gelden in 2026?

Per 1 januari 2026 gelden vaste niet-proportionele geldboeten wanneer een onderneming niet beschikt over de technische middelen om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen. De boete bedraagt € 1.500 bij een eerste vaststelling, € 3.000 bij een tweede vaststelling en € 5.000 bij volgende vaststellingen. Een nieuwe vaststelling volgt ten vroegste na een termijn van drie maanden.

Daarnaast kunnen de gewone btw-sancties spelen wanneer facturen niet tijdig, onvolledig of onjuist worden uitgereikt. Een foutieve vorm leidt niet automatisch in elke situatie tot definitief verlies van btw-aftrek, maar kan wel correcties, betalingsvertragingen en discussie bij een btw-controle veroorzaken.

Verhoogde kostenaftrek en investeringsaftrek

Stand 2026: voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 geldt onder voorwaarden een verhoogde kostenaftrek van 120% voor bepaalde abonnementskosten van facturatiesoftware en specifieke advieskosten rond de invoering van e-facturatie. De maatregel is bedoeld voor zelfstandigen die hun werkelijke beroepskosten bewijzen en voor kleine vennootschappen.

Vanaf 1 januari 2025 bedraagt de basisinvesteringsaftrek volgens de nieuwe regeling 10%. Voor kwalificerende digitale en groene investeringen kan de verhoogde thematische aftrek 40% bedragen. Of software voor e-facturatie daarvoor in aanmerking komt, hangt onder meer af van de aard van de investering, de boekhoudkundige verwerking en de toepasselijke investeringslijst. Dezelfde uitgave kan niet zonder meer via meerdere fiscale voordelen dubbel worden benut.

En bedrijfsleiders met een managementvennootschap?

Werk je via een managementvennootschap, dan vallen je managementfacturen aan een Belgische btw-plichtige opdrachtgever sinds 1 januari 2026 in principe onder de e-facturatieverplichting. Het aantal facturen speelt geen rol. Ook een vennootschap die maandelijks maar één managementfactuur uitreikt, moet gestructureerd kunnen verzenden en ontvangen.

Maak daarbij een duidelijk onderscheid tussen een factuur en een onkostennota. Kosten die je managementvennootschap doorrekent aan een opdrachtgever, kunnen deel uitmaken van de commerciële B2B-factuur en volgen dan dezelfde btw- en e-facturatieregels.

Betaalt de vennootschap daarentegen persoonlijke uitgaven van de bedrijfsleider terug, dan is er geen B2B-verkoopfactuur. De fiscale kwalificatie verloopt dan onder artikel 31 WIB 92. Kosten eigen aan de vennootschap moeten onderbouwd zijn met bewijsstukken, een duidelijke kostenpolicy en een correcte boekhoudkundige verwerking. De RSZ-regels voor werknemers zijn niet automatisch van toepassing op zelfstandige bedrijfsleiders.

Bewaar managementovereenkomsten, facturen en onkostennota's daarom in afzonderlijke documentstromen. Dat versterkt je positie bij een btw- of fiscale controle en helpt het risico op een herkwalificatie van terugbetaalde kosten beperken.

Besluit

Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie een operationele verplichting voor vrijwel alle binnenlandse B2B-transacties. Controleer niet alleen of je software Peppol ondersteunt, maar ook of ontvangst, creditnota's, foutopvolging, archivering en boekhoudkoppeling correct werken.

Een pdf per e-mail volstaat niet meer voor transacties binnen het toepassingsgebied. Kleine ondernemingen onder artikel 56bis WBTW zijn niet algemeen vrijgesteld. Wie nog niet volledig operationeel is, doet er goed aan de ontbrekende stappen onmiddellijk te documenteren en uit te voeren.

Wil je e-facturatie correct verankeren in jouw onderneming?

Het team van Meesters Accountants helpt je met de analyse van je factuurstromen, de aansluiting op je boekhouding en de fiscale verwerking van je software-investering.

Plan een eerste gesprek →

Lees ook: Boekhouder voor managementvennootschappen · Boekhouder voor KMO's · Boekhouder voor IT-bedrijven en consultants

Stand augustus 2026 — onder voorbehoud van wijzigingen in toekomstige programmawetten, btw-regels of uitvoeringsbesluiten.