In het kort. Sinds 1 januari 2026 moet elke in België gevestigde btw-plichtige onderneming B2B-facturen als gestructureerde e-factuur verzenden en ontvangen, in de praktijk via Peppol. Een pdf per e-mail volstaat niet meer. Ook de kleine zelfstandige onder de vrijstellingsregeling valt eronder. Sinds 1 april 2026 kan de fiscus boetes vanaf €1.500 opleggen.
De tolerantieperiode is voorbij. Tijdens de eerste drie maanden van 2026 legde de FOD Financiën geen boetes op aan ondernemingen die aantoonbaar tijdig hun voorbereidingen hadden getroffen. Voor self-billing liep een gerichte tolerantie tot en met 30 juni 2026. Ben je nog niet of maar half aangesloten, dan loop je vandaag een reëel risico.
Wat is Peppol en wat verandert er?
Peppol is een open, beveiligd netwerk waarlangs software facturen rechtstreeks uitwisselt. De factuur is een gestructureerd bestand (Peppol-BIS, gebaseerd op de Europese norm EN 16931) dat de boekhoudsoftware van je klant automatisch inleest.
Een pdf, Word-document of papieren factuur geldt voor binnenlandse B2B-handelingen niet langer als wettelijke factuur. Je mag een pdf-kopie meesturen, maar enkel de gestructureerde factuur telt. De verplichting komt uit de wet van 6 februari 2024 en staat in artikel 53, § 2bis WBTW.
Wie valt eronder en wie niet?
Heb je een actief btw-nummer en ben je in België gevestigd, dan geldt de verplichting voor je facturen aan andere Belgische btw-plichtigen. Ook de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (omzet tot €25.000 per jaar, stand 2026) is geen uitzondering. Werk je enkel voor particulieren, dan moet je wel e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen.
De uitzonderingen zijn beperkt (stand oktober 2026):
- Wie enkel door artikel 44 WBTW vrijgestelde handelingen verricht, zoals een arts, hoeft niet te verzenden of te ontvangen.
- Een gefailleerde onderneming hoeft niet te verzenden.
- Een buitenlandse btw-plichtige zonder vaste inrichting in België valt erbuiten.
- Een forfaitaire btw-plichtige hoeft nog niet te verzenden, tot de forfaitaire regeling uiterlijk op 1 januari 2028 verdwijnt.
- Facturen aan particulieren en aan buitenlandse klanten vallen buiten de verplichting.
Wat heb je nodig om te starten?
- Software met Peppol-koppeling. Meestal is dat je bestaande facturatie- of boekhoudpakket. De FOD Financiën publiceert een lijst van meer dan 250 oplossingen, zonder aanbeveling.
- Een Peppol-dienstverlener. Je doet je Peppol-registratie niet zelf, maar via je software en het gecertificeerde access point daarachter.
- Een Peppol-ID. In België is dat je ondernemingsnummer met het voorvoegsel 0208, bijvoorbeeld 0208:0123456789.
De overheid biedt bewust geen eigen gratis toepassing aan en kiest voor een marktgedreven aanpak. Sommige pakketten hebben wel een gratis basisversie. Je hoeft klanten niet naar hun Peppol-ID te vragen. Wil je er toch een opzoeken, zoek dan in de Peppol Directory op '0208:' gevolgd door het ondernemingsnummer.
Welke boetes riskeer je?
Kan je geen e-facturen verzenden én ontvangen, dan riskeer je sinds 1 april 2026 een boete van €1.500 bij een eerste overtreding. Een tweede kost €3.000, elke volgende €5.000 (koninklijk besluit van 8 juli 2025). De gewone btw-boetes voor ontbrekende of foutieve facturen blijven gelden.
Ook als klant heb je er belang bij: voor je btw-aftrek heb je bij een B2B-handeling een gestructureerde e-factuur nodig. Een andere vorm aanvaardt de fiscus enkel onder strikte voorwaarden.
Wat komt er na de e-factuur?
Vanaf 1 januari 2028 wil de regering e-reporting invoeren: de factuurgegevens gaan dan bijna in realtime naar de FOD Financiën, via hetzelfde Peppol-netwerk. Leverancier en klant rapporteren allebei, en de jaarlijkse klantenlisting verdwijnt. Stand oktober 2026 is die wet nog niet gestemd.
Fiscaal krijg je steun. Kleine kmo's en zelfstandigen trekken in de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 120% af van abonnementskosten en advies voor e-facturatie. De meerprijs moet dan wel apart op de factuur staan. Meer daarover lees je in ons artikel over de fiscale aftrek van e-facturatieoplossingen.
Hoe pak je het nu aan?
Controleer in de Peppol Directory of je onderneming op je ondernemingsnummer geregistreerd staat. Ga na of inkomende e-facturen automatisch in je boekhouding belanden. Vraag ook of je pakket klaar is voor e-reporting in 2028, zodat je geen tweede keer moet overstappen.
Wil je de overstap naar Peppol vlot en correct regelen? Neem contact op: we koppelen je facturatie aan je boekhouding. Lees ook hoe we kmo's en vrije beroepen begeleiden.
Stand oktober 2026, onder voorbehoud van wijzigingen.
