Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor de meeste binnenlandse B2B-transacties tussen in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen. Hier lees je wat je facturatieproces vandaag moet ondersteunen en hoe je accountant je daarbij helpt.
Wat leer je in dit artikel?
Je ontdekt voor welke facturen de verplichting geldt, hoe Peppol en je boekhouding samenwerken en welke controles nuttig zijn. Meesters Accountants helpt je om de software en de verwerking op jouw onderneming af te stemmen.
Wat geldt sinds 1 januari 2026?
Voor facturen binnen het toepassingsgebied volstaat een pdf per e-mail niet. De standaard is een gestructureerde factuur in Peppol-BIS-formaat via het Peppol-netwerk. Een ander formaat of uitwisselingskanaal kan met onderling akkoord, mits het de Europese norm EN 16931 en de wettelijke voorwaarden respecteert. Pdf en papier zijn dus niet algemeen afgeschaft: buiten het toepassingsgebied blijven andere factuurvormen mogelijk, en je mag een leesbare kopie naast de gestructureerde factuur bezorgen.
Voor wie is digitale facturatie verplicht?
Ook de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen van artikel 56bis WBTW valt onder de verplichting. Verwar die niet met de uitdovende forfaitaire regeling van artikel 56: daarvoor geldt een uitzondering op het verzenden, niet algemeen op het ontvangen.
Ondernemingen die uitsluitend artikel 44-vrijgestelde handelingen verrichten en buitenlandse ondernemingen zonder Belgische vaste inrichting zijn uitgezonderd. Ook artikel 44-vrijgestelde handelingen vallen buiten de verplichting. Facturen aan particulieren vallen buiten de B2B-regels, maar een btw-plichtige onderneming met alleen particuliere klanten moet doorgaans wel gestructureerde leveranciersfacturen kunnen ontvangen. Voor facturatie aan overheden gelden afzonderlijke regels.
Waarom is e-facturatie ook voordelig voor jouw onderneming?
Hoewel de verplichting misschien als administratieve last aanvoelt, biedt digitale facturatie ook duidelijke voordelen:
- Snellere betaling en verbeterde cashflow
- Minder fouten door automatische verwerking
- Lagere kosten: geen print, papier of verzending
- Makkelijkere boekhoudkundige opvolging en volledige transparantie in de gegevens
- Milieuvriendelijk: digitale processen verlagen papiergebruik
Zelf nagaan? In onze gratis kostenchecker lees je wanneer e-facturatiekosten voor 120% aftrekbaar zijn.
Welke controles voer je in 2026 uit?
Controleer je volledige facturatiestroom:
- Test of je software gestructureerde facturen kan verzenden én ontvangen, en of je registratie op Peppol klopt.
- Controleer ook creditnota’s en de specifieke factuurtypes die je gebruikt.
- Stem de koppeling met je boekhouding af en voorkom dubbele verwerking van pdf-kopieën.
- Spreek af wie foutmeldingen en ontbrekende facturen opvolgt.
- Leg vast hoe je de oorspronkelijke elektronische bestanden bewaart en hoe je uitzonderingen afhandelt.
Werk je bijvoorbeeld met Exact Online of ClearFacts? Laat dan de functies en koppelingen van jouw concrete pakket controleren. Verzenden, ontvangen en boekhoudkundige verwerking kunnen over verschillende toepassingen verdeeld zijn.
Wat is Peppol en hoe werkt het?
Peppol is een internationaal netwerk voor de uitwisseling van gestructureerde elektronische documenten. Software maakt verbinding via een gecertificeerde dienstverlener, het access point. Pakketten en platformen zoals Billit, Exact Online en ClearFacts kunnen deel uitmaken van die facturatiestroom. Controleer wie voor jouw oplossing de aansluiting verzorgt. Peppol beveiligt de overdracht; een controle van de inhoud en de boeking blijft nodig.
Laat je facturatieproces nakijken
Wil je weten of verzenden, ontvangen en verwerken goed op elkaar aansluiten? We bekijken je factuurstromen en de koppeling met je boekhouding.
Bespreek jouw e-facturatie met Meesters
Je kunt ook rechtstreeks contact opnemen met Meesters Accountants.
Sta je nog voor de oprichting van je vennootschap? Op onze zustersite ondernemingoprichten.be vind je begeleiding bij dat traject.
Officiële informatie
Bekijk de toepassingsregels en uitzonderingen, de uitleg over Peppol en EN 16931 en de officiële B2B-vragen en antwoorden. Inhoud bijgewerkt op 15 oktober 2026.
