Hoe verloopt dit in praktijk? Loop ik het risico dat mijn oude boekhouder of accountant niet wil meewerken? Mag hij documenten achterhouden tot ik mijn rekeningen voldaan heb? In dit artikel ontdek je hoe eenvoudig het is om van boekhouder te veranderen.
Geen angst! Er bestaat een specifieke wetgeving om de betrekkingen tussen boekhouders en accountants te regelen. Voor boekhouders en accountants geldt er immers een deontologische code.
Achterhouden van documenten: kan dit?
Er geldt een zogenaamd retentieverbod. Dit wil zeggen dat de boekhouder of accountant in geen geval de stukken mag achterhouden. Er mogen ook geen voorwaarden gekoppeld worden aan het overdragen van documenten.
Meesters Accountants heeft soms discussie omtrent het feit dat een boekhouder de documenten niet wil vrijgeven zonder betaling van een gedeelte erelonen waarover discussie is met de cliënt. Een verwijzing naar de specifieke bepalingen uit de wetgeving doet wonderen.
Wat met digitale data?
Hetzelfde voor alle digitale data! Men maakt geen onderscheid tussen digitale of fysieke (papieren) stukken. Men dient toegang te geven tot beiden! Zelfs al is de software verschillend, toch dient er een overdracht plaats te vinden van de digitale data. Mocht het ooit nodig zijn, kan de nieuwe boekhouder of accountant de digitale data uitlezen op een later moment.
Overdracht boekhouding en fiscale aangiften: inlichten voorganger
Verder is het steeds aan de nieuwe boekhouder of accountant om zijn voorganger in te lichten. Zelfs indien de cliënt dit niet wenst, is hij in principe gehouden aan de verplichting om zijn voorganger in te lichten. Dit is onder meer belangrijk voor bepaalde anti-witwasmaatregelen. Stel dat de cliënt betrokken is in één of ander kwalijk opzet, kan de nieuwe boekhouder of accountant dit opvolgen. Zonder contact met voorganger is het uiteraard onmogelijk om hiervan kennis te nemen. Hij dient eveneens te vragen of er nog openstaande erelonen zijn. Is dit het geval, dient de nieuwe boekhouder of accountants aan te manen om deze te betalen. Er dient ook gevraagd te worden of er geen bezwaar is tegen de overdracht.
Wanneer overschakelen van boekhouder? De beste periode.
Vaak denkt men onterecht dat het best is om te wachten met over te schakelen tussen boekhouder of accountant. Dit is onterecht omdat er verschillende deadlines zijn die niet vlak na het aflopen van een bepaalde periode plaatsvinden. We denken aan de maanden november en december, waarbij de cliënt vaak redeneert dat hij er goed aan doet om te wachten tot januari. De vorige boekhouder kan dan immers het jaar afsluiten (in het kader van een gewoon boekjaar, lopend tot december). Dit is niet correct, gezien de afsluit in een periode van janauri tot en met juni zal plaatsvinden. Hij doet er net goed aan om meteen over te schakelen zodat men de nodige voorbereidingen kan treffen om het nieuwe boekjaar mooi te starten. We denken dan bijvoorbeeld aan het opsplitsen van bepaalde rekeningen of posten.
Een succesvolle overdracht: de sleutel
Een goede aanpak zoals bij Meesters Accountants, zorgt voor een vlotte overdracht tussen voorganger en ons. De wijze en aanpak in de communicatie doet wonderen.
Wil je zelf overschakelen? Kom met ons vrijblijvend bespreken over de mogelijkheden. Geen verplichtingen en discrete behandeling. Maak gerust een afspraak met Vincent!